La gestione documentale nelle PMI è un fattore strategico, in grado di generare competitività, abbattere gli sprechi e salvaguardare l’ambiente

a cura dell'Ufficio Marketing

Negli uffici delle aziende europee ci sono ancora troppi sprechi: lo testimonia una ricerca indipendente finalizzata a conoscere le problematiche della gestione documentale, con particolare riguardo allo sperpero di carta e ai relativi danni economici per le strutture e per l’ambiente. L’indagine, condotta intervistando 5.676 dipendenti delle imprese di 13 paesi europei, ha dimostrato che nuove policy sui processi di stampa hanno contribuito a far raggiungere una maggiore efficienza alle aziende che le hanno messe in atto; lo studio dimostra inoltre che sarebbe possibile mantenere lo stesso livello di produttività riducendo di un ulteriore 30% l’output di stampa individuale.

In Italia è stato uno studio sul "Documento Digitale" realizzato per conto di InfoCamere a evidenziare i costi complessivi, spesso nascosti, di una gestione documentale tradizionale. Ogni anno in Italia vengono stampate circa 115 miliardi di pagine, di cui 19,5 miliardi inutilizzate, che generano un onere di 287 milioni di euro all'anno. In generale, ogni documento cartaceo viene riprodotto dalle 9 alle 11 volte creando un costo pari a 18 euro per documento. Per quanto riguarda l'archiviazione, in media 1 documento su 20 viene perduto, il 3% è archiviato erroneamente e il costo per recuperarne ognuno è stimato in 120 euro.

Sembrano cifre altissime, ma è facile apprezzare la realtà sottesa alle statistiche: basta valutare tutti i fattori legati alla tradizionale gestione dei documenti. Innanzitutto la ricerca di informazioni, se è complessa per il responsabile che la gestisce, è pressoché inaccessibile per chiunque altro. Va inoltre considerata l’affidabilità, pena gravi errori: è facile commettere omissioni a causa della farraginosità dei documenti di cui, spesso, non è garantito nemmeno il reale adeguamento, un grave problema soprattutto per quei  documenti che necessitano di periodico aggiornamento. La documentazione tende inoltre ad essere duplicata, dato che dovrebbe essere accessibile a più servizi dell’azienda (personale, acquisti, produzione…): difficilmente viene aggiornata in tutte le copie. Anche quando l’acquisizione dei documenti avviene già in formato elettronico (ad esempio via e-mail) l’affidabilità è a rischio: la documentazione viene puntualmente integrata dal formato cartaceo, che può tuttavia seguire diversi percorsi di consegna e archiviazione. Come conseguenza di questi processi ridondanti, l’impatto ambientale dei processi tradizionali di gestione documentale è notevole: nel nostro paese si parla di 4 milioni di tonnellate di CO2  emessa e di oltre 20 milioni di alberi abbattuti.

La sensazione è che siano troppe le risorse aziendali sprecate in un sistema di gestione delle informazioni macchinoso e confuso: è necessaria una razionalizzazione che assicuri conservazione, accessibilità e sicurezza dei documenti, oltre che un preciso orientamento ecosostenibile.

Fortunatamente, qualcosa sta cambiando: nelle PMI è in atto da tempo un processo di innovazione e la stessa gestione documentale attraversa un periodo di profonda trasformazione. Si tratta di una tendenza che la crisi economica, con l'imperativo di ridurre inefficienze e sprechi da una parte e l'entrata in vigore di specifiche normative dall'altra, sta contribuendo ad accelerare. Complici gli strumenti di politica ambientale emanati a livello europeo, le aziende sono più portate ad integrare nelle proprie strategie lo sviluppo sostenibile per ottimizzare i loro ambienti IT e ridurre i costi operativi, valutandone i benefici anche in termini di innovazione, creazione di valore e immagine aziendale: ad oggi uno degli obiettivi delle strategie di gestione documentale è la tutela dell'ambiente, perseguibile attraverso la riduzione dell'uso di materiali consumabili e il conseguente contenimento dei consumi energetici e dello smaltimento di dispositivi.

La gestione dell’informazione è una risorsa essenziale per il funzionamento di un’azienda, poiché ricopre una posizione strategica in grado di generare competitività e benefici oggettivamente quantificabili: risparmio di spazio, carta e costi di archiviazione, minor tempo di ricerca e trasmissione dei documenti, aumento della produttività del personale e minori rischi di perdita accidentale dei dati.

Una delle condizioni necessarie per accrescere la trasparenza, ridurre i tempi e semplificare l’amministrazione è rappresentata dalla disponibilità di un sistema di gestione documentale funzionalmente evoluto: il gestionale Mago.net di Microarea fornisce soluzioni strategiche per ottimizzare il tuo lavoro in modo semplice, affidabile ed ecosostenibile.

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