Visti da vicino: il Material Requirements Planning…alla portata di tutti!


30 aprile 2014 by vsalaris


 

Inauguriamo oggi  la nuova rubrica “Visti da vicino”: un contenitore di informazioni che non mancherà di stupirti per l’eclettismo. Studiata per raccogliere notizie di varia natura e diverso genere, questa sezione vuole esserti vicina anche nel modo di parlare, con un linguaggio diretto e colloquiale.  

Questa sezione del blog Microarea comincia affrontando un argomento tecnico, articolato e di fondamentale importanza nell’ambito della produzione: il sistema MRP. Parliamo quindi di pianificazione, con un occhio di riguardo per tutti coloro che, pur non essendo tecnici, hanno bisogno di avere ben chiari i processi interni all’azienda e le soluzioni proposte da Mago.net

a cura dell'Ufficio Marketing 

MRP  è l’acronimo di Material Requirements Planning, che tradotto in italiano suona come pianificazione dei fabbisogni di materiale.
L’MRP come lo conosciamo oggi risale ai primi anni '70 del 1900, quando nasce in contrapposizione alla tecnica di approvvigionamento dei materiali basata sul punto di riordino (Rop o Reorder Point). Il vantaggio maggiore dell’MRP nei confronti del Rop risiede nella sua capacità di minimizzare le scorte di materiale, migliorando contemporaneamente il livello di servizio al cliente.

Scopo dell’MRP è pianificare gli acquisti e la produzione, tenendo conto dei vincoli imposti dalle risorse presenti nello stabilimento. Il  fattore critico per ogni azienda di produzione è la risposta a tre domande fondamentali: che cosa, quanto e quando produrre e acquistare. L'MRP è lo strumento che serve per rispondere a questi interrogativi, dato che il suo scopo è assicurare la disponibilità dei materiali nella quantità giusta e al momento opportuno. Sembra importante, vero? Lo è, soprattutto in relazione alla gestione delle scorte di magazzino, uno dei problemi più sentiti: le scelte in questo campo si riflettono sia sul processo tecnico-produttivo che su quello economico. È facile intuire infatti come  lo stoccaggio dei materiali sia costoso, mentre una sua ridotta quantità possa portare a irregolarità produttive. 

Un'accorta pianificazione permette gli approvvigionamenti di materie prime e di semilavorati solo quando effettivamente richiesti. Per raggiungere l’obiettivo, l’algoritmo MRP riceve come input  lo stato di avanzamento della produzione in corso, la situazione delle scorte, la domanda di mercato, i tempi di approvvigionamento e produzione e le previsioni di vendita,  producendo come output una proposta di ordini di produzione e di acquisto per soddisfare le richieste. Per ottenere questo risultato il sistema MRP verifica anche che il tempo necessario alla produzione, calcolato in ore di  lavoro sia umano che di macchine (compreso il tempo necessario alla loro predisposizione), non superi la reale disponibilità. In tal modo si ottiene un piano di produzione realistico, che risponde in modo funzionale alla domanda di mercato.  In questo modo possiamo sapere che cosa, quanto e quando produrre e acquistare.

Concettualmente, quindi, l’analisi MRP conduce alla pianificazione e al soddisfacimento nel tempo di una serie di fabbisogni di articoli di diversa natura (acquisto, semilavorato o prodotto finito) tramite la generazione di Richieste di Acquisto (RdA) e Ordini di Produzione proposti (OdP proposti).
Cosa significa? Per semplificare, immaginiamo di dover cucinare un pranzo completo, dall’antipasto al dolce: L’MRP ci dice in che modo fare la spesa, quali e quanti alimenti comprare, con che tempistica preparare le portate e come ottimizzare l’uso del forno per servire i piatti nella giusta sequenza e senza ritardi. In pratica l'MRP trasforma i fabbisogni dei prodotti finiti (le pietanze da servire) nei fabbisogni dei componenti e delle materie prime (gli ingredienti da comprare o preparare). Ma c’è di più: l’MRP sa che qualcosa è già “in dispensa” ed ecco allora che parliamo di nettificazione, cioè del calcolo di quanto bisogna produrre al netto delle scorte. Cominciando ad allestire il nostro pranzo con dovuto anticipo, siamo anche in grado di  portarci avanti con la preparazione e cogliere le migliori offerte sul mercato; possiamo organizzarci in modo tale che in dispensa sia sempre presente una scorta minima di ingredienti. Trasponendo l’analogia in azienda, vediamo come il sistema MRP tenga conto di tutto ciò e sia in grado di calcolare il flusso di entrata e uscita di prodotti e componenti dal magazzino, fornendo una previsione giornaliera della situazione.

Se quello che stai cercando è proprion un modo per incrementare la produttività della tua azienda e ridurre al minimo i seccanti tempi di attesa e i costi di produzione,  Mago.net può aiutarti grazie alla sua funzionalità MRP. Vediamo come e perché.

La pianificazione MRP di Mago.net è lo strumento flessibile ed efficace che ottimizza la programmazione della produzione.  Tramite il wizard che Mago.net mette a tua disposizione, il sistema considera la consistenza di magazzino, le materie prime da acquistare e gli articoli da produrre, generando proposte di acquisto e di ordini di produzione che possono essere consolidate attraverso la procedura di Conferma ordini proposti e Generazione ordini al fornitore da RdA.

L’MRP di Mago.net permette di sapere in ogni momento di che cosa bisogna approvvigionarsi per portare a termine senza ritardi la produzione in corso e quali sono le date più indicate per tali approvvigionamenti. Al lancio della procedura è possibile intervenire sulla modalità di nettifica, sui giorni di calendario da escludere, su eventuali carichi da fornitore da considerare in anticipo, impostando le politiche di produzione preferite. Al termine dell'elaborazione MRP appositi reports consentono un'analisi della situazione.

Pianificare significa scegliere tra diverse alternative potenzialmente valide. Per questo motivo, l'MRP di Mago.net permette di tenere contemporaneamente in linea infinite simulazioni che possono essere confrontate tra loro, prima di decidere quale di esse soddisfa meglio la produttività aziendale.

L’analisi preventiva dei costi di produzione realizzata attraverso le funzionalità dell’MRP di Mago.net permette una valutazione oggettiva e fornisce un concreto supporto alle decisioni finali. Anche i costi consuntivi delle singole produzioni sono costantemente sotto controllo e aggiornati: l’elasticità totale e la decisionalità completa tanto in fase di simulazione quanto in corso d’opera sono pienamente garantite.

La distinzione tra articoli da produrre e articoli da acquistare non è sempre netta. Può capitare che sia più conveniente acquistare direttamente dai fornitori articoli solitamente prodotti in azienda (e viceversa).
In casi come questo l’analisi MRP di Mago.net può attivare l’opzione Make or Buy, che consente, in fase di Conferma Ordini di Produzione Proposti, di scegliere se generare un Ordine di Produzione oppure un Ordine a Fornitore. Una volta correttamente completata la pianificazione, puoi decidere di convertire automaticamente una qualsiasi futura attività produttiva interna in un corrispondente ordine di acquisto a fornitore.

Sono ancora molte le funzionalità dell’MRP di Mago.net: se sei un tipo più “tecnico” o semplicemente vuoi approfondire l’argomento, visita l’Help&Information Center, o segui lo specifico corso on line. Sul canale YouTube di Microarea trovi anche una breve animazione dedicata ai vantaggi assicurati da Mago.net nel gestire la produzione.

In ogni caso, non mancare al prossimo appuntamento con la nuova rubrica: sono in arrivo per te notizie fresche dal mondo Microarea, in attesa della prima monografia di “Visti da vicino”! 





Ordini Aperti per Mago.Net: la pianificazione la fa il cliente


17 aprile 2007 by szarino


di Marilena Facciolo

Vuoi soddisfare con il massimo tempismo le esigenze dei tuoi clienti, confermando in modo affidabile le date di consegna, monitorando e modificando, se necessario, con estrema facilita' gli ordini da cliente? Il modulo degli Ordini Aperti di Mago.NET e' la risposta

La pianificazione
Il modulo Ordini Aperti e Programmati è stato concepito per risolvere le esigenze delle aziende che hanno la necessità di pianificare in modo dinamico i quantitativi di prodotti da consegnare nel breve, medio e lungo termine. I committenti tendono di norma a pianificare i loro ordinativi per assicurarsi la disponibilità, presso il fornitore, delle opportune scorte di prodotti che li garantiscano di veder rispettati i tempi di consegna. Gli ordini hanno, di conseguenza, diversi gradi di “certezza”.

Una semplificazione estremamente significativa ed efficace di cosa si intende per livello di certezza (o grado di conferma) e` descritto qui di seguito. Si immagini di aver nel sistema:

• Ordini Confermati:che impattano sulle consegne pianificate nell’immediato, per esempio al max nelle prossime 4 settimane; in questo caso il cliente si impegna a rispettare i quantitativi di prodotto ordinato, con una minima flessibilità
• Ordini Previsionali: che impattano sulle consegne pianificate in un futuro prossimo, dell’ordine dei due o tre mesi; in questa situazione i quantitativi possono variare, ma in modo contenuto, tale da consentire di valutare il fabbisogno ed approvvigionarsi
• Ordini Pianificati:che impattano sulle consegne pianificate nel lungo periodo, tra i tre e i sei mesi; i quantitativi sono solo indicativi, utili per una pianificazione dei fabbisogni di materiali critici con tempi di leadtime molto lunghi.

L’utilita' dell’informazione organizzata in tale maniera risulta evidente. Infatti permette:
• di pianificare in anticipo i volumi di produzione, anche in funzione delle capacita' produttive delle linee
• di approvvigionarsi per tempo dei materiali, soprattutto per quelli con un lead-time lunghi.

In pratica succede che man mano che il periodo di consegna si avvicina, la “certezza” sulla effettiva data di consegna e la quantita' da consegnare aumenta.
In presenza del modulo di Pianificazione avanzata, il differente grado di certezza dei quantitativi attesi dai clienti si riflette in modo diretto sui fabbisogni di semilavorati, materie prime e lavorazioni esterne. L’evidenza di tale “certezza” permette con un semplice colpo d’occhio (al grado di conferma e' associato un colore) di valutare se confermare o meno gli ordini di produzione e le richieste di acquisto proposte.

Ordini da cliente come piani di consegna
Uno degli obiettivi che ci si e' posti durante la realizzazione del modulo degli Ordini Aperti e' stato quello di creare una interfaccia semplice e funzionale che permettesse all’operatore l’inserimento e la manutenzione di piani di consegna forniti dal cliente. I piani di consegna di fatto si traducono in ordini da cliente veri e propri.

In questa ottica, il modulo Ordini Aperti e Programmati estende le funzionalità del modulo Ordini da Cliente, dettagliando il “grado di attendibilità” dei quantitativi e fornendo una “vista” più agevole per l’inserimento e la manutenzione degli ordini stessi.
La natura stessa degli Ordini Aperti è di non avere un “ciclo di vita” predefinito, ma di rimanere attivi per un periodo indeterminato, aggiungendo via via in coda i nuovi quantitativi pianificati che con il passare delle settimane si trasformano in previsionali e in confermati, per rimanere poi come quantitativi evasi.

Infine e' possibile consultare in ogni momento la storia dei cambiamenti apportati dai clienti ai piani di consegna. Tale funzionalita` risulta utile sia in fase di statistiche che in caso di contestazioni

La struttura del modulo degli Ordini Aperti e Programmati
Il modulo si articola essenzialmente in tre parti:
• Contratti Cliente Programmati
• Piani di Consegna
• Pianificazione MRP

Contratti Cliente Programmati e gradi di conferma
Si e' accennato in apertura al concetto di grado di certezza (o di conferma), aggiungiamo ora qualche ulteriore dettaglio. Il grado di conferma serve a definire quali e quante “fasce” di incertezza vengono gestite dall’azienda.
Al fine di garantire la maggiore flessibilità e' possibile introdurre nel sistema un numero arbitrario di “gradi di conferma” (nella semplificazione precedente si ipotizzava di avere definito tre gradi di conferma), ciascuno riconoscibile tramite attributi visivi personalizzati.
L’evidenza della “certezza” nei vari contesti (Ordini Cliente, Ordini di Produzione, Richiesta d’Acquisto, Report, ecc.) agevola l’operatore durante la fase decisionale.

E' durante la creazione del Contratto Cliente Programmato che si utilizzano i livelli di certezza (gradi di conferma) precedentemente definiti. Il contratto ha due importanti funzionalita':
• definire un riferimento univoco che “tenga assieme” tutti gli Ordini Cliente che costituiranno il Piano di Consegna
• definire la struttura stessa del Piano di Consegna
Il Contratto Cliente definisce la composizione ed il frazionamento delle consegne. I dati di base del Contratto sono all’interno di una griglia che dettaglia il numero e la lunghezza dei periodi che si vogliono gestire in azienda e il tipo di dettaglio che si vuole ottenere sulle consegne (mensile, settimale, giornaliero).

Piani di Consegna
Il Piano di Consegna costituisce il “cuore“ del modulo. Le sue peculiarita' salienti si possono sintetizzare come:
• possibilita' di avere una visione “globale” delle attività in corso nei confronti di un particolare cliente, con un’evidenza grafica delle attendibilità dei vari quantitativi
• possibilita' di gestire in modo semiautomatico gli “avanzamenti” dei gradi di attendibilità dei quantitativi con il procedere delle settimane
• possibilita' di gestire in modo trasparente gli Ordini Cliente corrispondenti al Piano di Consegna, inserendo, modificando e annullando in modo automatico le righe in essi contenute.

Il Piano di Consegna presenta i dati in forma tabellare; si tratta essenzialmente dei quantitativi ordinati per i vari periodi definiti dal contratto.
Il Piano viene caricato a partire dal numero di Contratto Cliente che lo identifica. La griglia viene di fatto popolata con i dati degli Ordini Cliente ancora da evadere.
È possibile inserire e modificare i quantitativi delle singole celle, così come inserire, modificare e annullare delle righe di prodotto. Al termine delle operazioni di inserimento e modifica del Piano l’aggiornamento dei relativi ordini cliente richiede semplicemente un click.

Pianificazione MRP
Quanto detto finora prescinde totalmente dal fatto che le aziende interessate al modulo degli Ordini Aperti si occupino di produzione. Si e' visto che il modulo puo’ esser sfuttato semplicemente per una pianificazione e manutenzione agevolata delle vendite.
In effetti la gestione degli ordini aperti diventa particolarmente interessante se la si pensa accoppiata al modulo della pianificazione avanzata. Infatti e' in questa configurazione che si riescono trarre i maggiori vantaggi.

L’elaborazione MRP viene adattata per mantenere distinte le proposte elaborate a copertura di fabbisogni con diversi gradi di conferma. I fabbisogni vengono trattati a tutti gli effetti come se si riferissero a prodotti diversi.
L’informazione del grado di conferma viene associata ai fabbisogni indotti e ai documenti generati (Ordini di Produzione e Richiesta d’Acquisto proposte), perchè venga visualizzata nelle fasi di analisi di andamento della giacenza, conferma di ordini di produzione proposti e conferma delle richieste d’acquisto.




Pianificazione Avanzata per Mago.Net: uno strumento versatile e potente, che ottimizza e agevola la pianificazione della produzione


19 febbraio 2007 by szarino


di Marilena Facciolo

Stai cercando un modo per incrementare la produttivita’ della tua azienda e ridurre al minimo i seccanti tempi di attesa e i costi di produzione? L’MRP Avanzato di MagoNet puo’ essere la soluzione. Scopri qui di seguito come questo nuovo modulo puo’ aiutarti nel processo di pianificazione della produzione

Gestire le scorte
Iniziamo con l’introdurre un problema molto sentito dalle aziende di produzione: la gestione delle scorte di magazzino. Tale gestione comporta spesso delle scelte che possono rivelarsi di fondamentale importanza. Infatti si tratta sempre di scelte che hanno sicuramente un impatto diretto sia sul piano tecnico-produttivo, sia su quello economico.
E’ noto che una quantità eccessiva di scorte rispetto al fabbisogno comporta l’immobilizzazione di capitale e, di conseguenza, maggiori oneri finanziari che vanno a pesare sul risultato economico. D’altro canto, una quantità troppo ridotta può portare a irregolarità nel processo produttivo (fino addirittura all’arresto delle linee di produzione) o all’impossibilità di soddisfare nei tempi prefissati le richieste dei clienti. Risulta pertanto evidente che la presenza di una “certa” quantità di materiali a magazzino è il più delle volte utile nonostante potenziali disagi che essa comporta. Lo stoccaggio dei materiali è infatti costoso ed è richiesta una accorta gestione che ne ottimizzi l’impiego nei processi produttivi.
In definitiva emerge in tutta la sua evidenza che una corretta gestione del magazzino e dei relativi approvvigionamenti è vitale per tutte le aziende, indipendentemente dalla dimensione.
Con la finalità di realizzare un buon sistema di pianificazione della produzione e degli approvvigionamenti nasce il nuovo modulo di MRP (Material Requirement Planning) Avanzato che pone tra i suoi obiettivi primari proprio quello di assicurare la presenza a magazzino delle materie prime e/o semilavorati necessari all’attività industriale, nel momento in cui essi necessitano. Va da sè che il raggiungimento di questo target ha un impatto diretto sul contenimento degli oneri di gestione del magazzino e sui costi di approvvigionamento.


Pianificare la produzione
Gli utenti di Mago.net che già conoscono ed usano la procedura di Pianificazione Base sanno che l’algoritmo MRP si preoccupa prevalentemente di dare supporto ai processi di produzione. In generale gli utenti che considerano l’MRP uno strumento di supporto alle decisioni sono, senza dubbio, persone con una elevata visibilità in azienda, all’interno della quale sono chiamati a rispondere alle tre domande:
• Che cosa produrre ed acquistare?
• Quanto produrre ed acquistare?
• Quando produrre ed acquistare?


I moduli Pianificazione di Mago.net (sia Standard che Avanzata) permettono di rispondere alle tre domande, tenendo conto del vincolo di minimizzazione delle scorte. Con Pianificazione Avanzata viene data all’utente l’opportunità di superare una serie di rigidezze e limitazioni attualmente presenti nella procedura Base, nonché la possibilità di accedere a nuove e interessanti funzionalità.


Pianificazione Avanzata: il wizard ti guida nelle scelte
La procedura si presenta sotto forma di wizard che guida l’utente, in passi successivi, suggerendo, ove possibile, le scelte più indicate. Essa è in grado di ricevere in input la situazione di avanzamento della produzione in corso, la situazione delle scorte, la domanda di mercato, i leadtime di approvvigionamento e produzione, le previsioni di vendita e produce in output gli ordini di produzione e di acquisto necessari per rispondere alla domanda.


Input differenziati
Per ogni prodotto finito il modulo analizza il fabbisogno lordo, cioè la richiesta diretta che arriva dall’esterno. Tale fabbisogno può essere preso in esame sotto forma di piano di produzione precompilato (MRP Standard), ma anche andando direttamente a leggere gli ordini cliente, gli ordini aperti e le previsioni di vendita.
E` possibile, però, che il team che si occupa di pianificazione abbia, in un determinato momento del ciclo produttivo, l’esigenza di rispondere alle domande:
• di cosa mi devo approvvigionare per portare a termine senza ritardi la produzione attualmente in corso?
• quali sono le date più indicate per questi approvvigionamenti?
Per rispondere a questi interrogativi il modulo Pianificazione Avanzata permette di scegliere tra le opzioni di input la sola analisi degli ordini di produzione in corso.
Parimenti, il planner potrebbe sentire la necessità di conoscere la situazione delle scorte a una certa data. Questo tipo di bisogno fa si che egli possa intervenire preventivamente su potenziali situazioni critiche, prima cioè che i livelli delle scorte scendano sotto la soglia di sicurezza (punto di riordino). Ancora una volta il modulo Pianificazione Avanzata viene in aiuto, fornendo tra le opzioni di input il punto di riordino. In questo caso la procedura è in grado di analizzare la situazione di magazzino proiettata a una certa data (scelta dall’utente), tenendo conto delle attività industriali in corso che concorrono alla variazione delle scorte.
Alla fine della esecuzione, in tutti i casi sopra citati, la procedura MRP fornirà come output le azioni che andranno intraprese per soddisfare le esigenze produttive.


Simulazioni: un modello per diverse situazioni a confronto
Pianificare significa essenzialmente poter scegliere tra diverse alternative a confronto; tutte alternative potenzialmente valide. Per questo motivo, il nuovo modulo Pianificazione Avanzata permette di tenere contemporaneamente in linea diverse simulazioni che possono essere confrontate tra loro prima di decidere quale di queste meglio soddisfa la produttività aziendale. Una volta effettuata la scelta tutte le simulazioni possono essere eliminate.
Alcune realtà aziendali preferiscono trattare le diverse linee di produzione in maniera separata. Questo modo di operare porta ad avere diverse simulazioni in linea, ma non alternative tra loro. In una situazione del genere la procedura consente di confermare man mano la singola simulazione senza che le altre vengano per eliminate.
Al termine di questa breve excursus sul modulo di Produzione Avanzata di Mago.net crediamo che risultino evidenti le svariate possibilità che la nuova procedura può offrire. Naturalmente è possibile approfondire l’argomento grazie ai numerosi corsi che Microarea da sempre propone a tutti i rivenditori che vogliano ampliare le loro opportunità presso i propri clienti.
Per concludere, migliorare la produttività aziendale riducendo al minimo i costi di gestione è l'obiettivo principale che deve essere raggiunto attraverso la fase di pianificazione. Pianificare significa essenzialmente individuare le aree di intervento, focalizzandosi sulla gestione delle scorte e l’avanzamento della produzione. Il modulo di Produzione Avanzata offre un valido aiuto nel mettere a punto il piano industriale, migliorando così le performance aziendali e supportando il planner nel comprendere le aree che necessitano interventi correttivi.
Nel prossimo numero introdurremo il modulo degli Ordini Aperti che si integra perfettamente con Produzione Avanzata fornendo ulteriori e preziosi suggerimenti sulla pianificazione delle consegne.





Project Management nei progetti IT: il controllo dell’avanzamento dei lavori


19 febbraio 2007 by szarino


 

di Sonia Zarino

Dedicato a Reseller, Consulenti e Responsabili IT

La volta scorsa ci eravamo lasciati con l’azienda alle prese con la scelta di un nuovo gestionale, in base ad una accurata analisi dei bisogni, dei costi e dei benefici attesi. Oggi ripartiamo dal momento in cui, scelto il gestionale, l’azienda deve cimentarsi con l’implementazione del nuovo sistema.
Tempi e costi, lo si sa, sono strettamente collegati, per questo è importante sorvegliare che le modalità di attuazione del progetto realizzino le aspettative generali.
Ogni progetto comporta necessariamente un piano di progetto e un budget. Occorre quindi verificare che il personale preposto li rispetti entrambi, tramite un monitoraggio accurato e costante dei parametri “critici”, definiti di volta in volta.
E’ molto importante poter dare dei risultati tangibili già sul breve periodo, fosse pure per aspetti di secondaria importanza, ma in grado di esprimere già da subito degli elementi di miglioramento con il passato: psicologicamente questi primi risultati creano un clima positivo e favorevole all’introduzione di quei cambiamenti e di quelle nuove procedure che saranno necessarie al buon esito del progetto. Tutto però deve avvenire sempre nella cornice di un ben definito progetto.


Realizzare (e rispettare!) il piano di progetto
Realizzare un piano di progetto può sembrare a molti un inutile spreco di tempo, ed essere vissuto come una rigidità introdotta nel sistema. In realtà il piano è uno strumento estremamente utile a tutti gli attori coinvolti nell’implementazione, poiché è la “mappa” che indica a ciascuno cosa è previsto che egli faccia in quel momento. Come si vede, esso tiene conto della variabile temporale, e necessita pertanto di essere costantemente aggiornato da parte del responsabile del progetto, che altrimenti perde la capacità di coordinare efficacemente le varie attività. Le conseguenze sarebbero il verificarsi di ritardi, sforamenti di costi e impossibilità di fare dei consuntivi attendibili: il rischio per il progetto di “avvitarsi” su se stesso, senza concludere nulla di buono, è consistente! In questo caso si tende ad addossare le responsabilità sul nuovo software, e di conseguenza su colui che l’ha prescelto, ma spesso ad una analisi più attenta si può constatare che molta parte degli insuccessi di una nuova implementazione IT derivano dalla poca attenzione dedicata alla corretta realizzazione del progetto originario.


Organizzare il lavoro per fasi
Una cosa molto utile è poi suddividere il lavoro in fasi ben definite, i cui adempimenti costituiranno altrettanti traguardi nello stato di avanzamento del progetto. Suddividere il lavoro in fasi aiuta anche nell’azione di monitoraggio e verifica dell’efficacia complessiva del progetto stesso, e permette di introdurre quegli elementi di flessibilità che possono spesso migliorare il progetto senza stravolgerlo, restando in linea con gli obiettivi fissati in partenza.
Si può pensare che questo sia un modus operandi da grande azienda: in realtà il principio è valido per sistemi grandi e complessi così come per installazioni in piccole aziende. Avere una visione progettuale di tutti gli elementi che compongono un sistema IT significa prima di tutto aver compreso le reali esigenze dell’azienda e i punti critici attorno ai quali le soluzioni devono ruotare. Compreso questo, le varie fasi di progetto si vanno ad incastrare le une nelle altre in modo armonico e senza causare traumatismi nei normali processi dell’impresa.


I fattori che determinano il successo (o l’insuccesso!)


Il capoprogetto
E’ una figura chiave, a patto che abbia responsabilità completa sullo svolgimento del progetto e adeguata autorità presso il team che deve guidare. Si occupa della progettazione delle fasi di realizzazione e ha spesso un ruolo importante nella definizione del progetto nel suo complesso. Egli deve monitorare costantemente le attività del suo team, tramite adeguati mezzi di controllo (es.: report, cruscotti aziendali, analisi dei dati di produzione, ecc..)
Potrà fornire così rendiconti completi e significativi sull’andamento del progetto, il rispetto dei tempi e dei budget, ecc.
Occorre che l’azienda abbia un rapporto costante con tale figura, con la quale si rapporta per discutere sull’andamento complessivo del lavoro, per avere delle stime progressive su quanto ancora resta da fare, e fare dei confronti tra i risultati attesi e quelli ottenuti.


Obiettivi chiari e misurabili
Il progetto nel suo insieme dev’essere il più possibile suddiviso in un insieme di obiettivi ben definiti, il cui raggiungimento (stabilito in termini misurabili) determina l’aver concluso con successo il progetto nel suo complesso. Se, ad esempio, si è stabilito che uno degli obiettivi critici è la riduzione del 50% dei tempi di evasione degli ordini mediante l’utilizzo di un sistema automatizzato di inserimento degli stessi, sarà quello il risultato atteso per determinare il successo del progetto, e di conseguenza tutti gli attori saranno protesi verso il suo raggiungimento.


Monitorare non solo il “cosa” ma anche il “come”
Per raggiungere un obiettivo spesso conta moltissimo non solo cosa si fa, ma anche come lo si fa. Si pensi ad una ricetta di cucina: se bastasse mescolare gli ingredienti e seguire le istruzioni, non ci spiegheremmo perché la maggior parte delle volte i risultati non sono quelli presentati nella foto! Esperienza, sensibilità, spirito critico e capacità di adattamento alle situazioni reali sono dei quid essenziali per portare a compimento dei progetti che centrano davvero gli obiettivi. Progettualità unita a sano pragmatismo sono, direi, due doti fondamentali per chi deve seguire la realizzazione di un progetto IT.


Monitorare con regolarità l’andamento dei lavori
L’arco temporale su cui le attività vanno monitorate è di norma la settimana, per gli obiettivi di breve periodo (le tappe intermedie), mentre si allunga su uno o più mesi per quelli più a lungo termine. Settimanalmente quindi si terranno riunioni con i vari team coinvolti e mensilmente si analizzeranno dei report dove saranno registrati gli indicatori da tenere sotto controllo.
Nel monitoraggio sono ovviamente compresi scadenzari e analisi del budget.


Il team di progetto: preparazione e motivazione
Componente fondamentale, come è ovvio, il team di progetto ha il compito di realizzare l’installazione IT nei minimi dettagli, preparando le specifiche, i diagrammi di flusso di processo, il modello logico dei dati, le interfacce utente, il tutto il modo da soddisfare le specifiche e le richieste dell’azienda. Per motivarlo adeguatamente, è importante coinvolgerlo in prima persona su quelli che sono i desiderata dell’azienda, dando spazio alla creatività e alle idee nuove che possono naturalmente scaturire in una fase progettuale. Impariamo a non dare nulla per scontato, ogni idea può essere quella giusta. L’importante è che la sintesi di queste idee sia fatta da un responsabile capace di focalizzare da un lato gli obiettivi di progetto e dall’altra i mezzi a disposizione per realizzare quegli obiettivi.





Modularità e personalizzazione: la risposta di Mago.Net alle esigenze di MC Elettronica


17 febbraio 2007 by szarino



di Sonia Zarino

Ottimizzazione dei processi gestionali e innovazione tecnologica: un binomio che per MC Elettronica si è concretizzato nell’adozione di Mago.net di Microarea, piattaforma scelta soprattutto per la sua architettura integrata, modulare e flessibile, in grado di rispondere in modo “personalizzato” alle peculiari esigenze dell’azienda

Fondata nel 1980 e con sede a Rovigo, MC Elettronica Srl è diventata rapidamente un’azienda di rilievo nel settore dei sistemi di controllo per macchine agricole, movimento terra e industria. Oggi impiega circa 25 dipendenti e dispone di un’area produttiva di 5.300 mq, dedicata alla progettazione e all’assemblaggio di prodotti di qualità, in linea con le più attuali richieste del mercato. Gli alti livelli d’innovazione ed efficienza che caratterizzano ogni area d’attività dell’azienda, dalla progettazione alla produzione fino alla vendita, hanno consentito a MC Elettronica di divenire partner affidabile delle maggiori case costruttrici italiane ed estere, a cui fornisce prevalentemente cruscotti e centraline elettroniche.
La competitività raggiunta da MC Elettronica e l’affidabilità riconosciuta dai suoi clienti sono state garantite dalla capacità di valorizzare tutte le proprie risorse, nel segno della continua innovazione e della massima customer satisfaction.


Esigenze
Un punto di forza dell’azienda consiste nella capacità di allineare efficacemente i processi produttivi, amministrativi e commerciali ai propri obbiettivi business. Iter e metodologie di lavoro originali, innestati in una struttura estremamente “malleabile”, hanno quindi richiesto sul versante tecnologico supporti informatici non solo altamente performanti, ma anche agili, versatili e non invasivi. “Negli ultimi tempi si è imposta la necessità di una piattaforma gestionale che non imbrigliasse l’azienda in logiche rigide. L’esigenza era quella di un software “configurabile” sulla base dei servizi richiesti e dei bisogni specifici, in grado di offrire inoltre elevata scalabilità in previsione di evoluzioni future”, ha dichiarato Stefania Bisi, responsabile amministrativa di MC Elettronica.
Sono queste le motivazioni che hanno spinto l’azienda, a fine 2004, verso un nuovo gestionale ritagliato “su misura”, da sostituire a quello ormai obsoleto utilizzato fino ad allora. L’implementazione e lo sviluppo della soluzione andavano inoltre affidate ad un partner abile nel suggerire un'architettura informatica flessibile e perfettamente integrabile con l’infrastruttura esistente. “La scelta è andata a Microarea. Il software Mago.net garantiva infatti eccellenza tecnologica e un grado elevato di personalizzazione. Abbiamo inoltre individuato in Giga, il Rivenditore Autorizzato e Centro di Sviluppo Microarea, l’interlocutore che faceva al caso nostro, capace di fornirci un servizio completo, dall’assistenza tecnica alla consulenza su come migliorare l’organizzazione e la gestione dell’azienda, incrementandone l’operatività”, racconta Stefania Bisi.


Soluzione
Mago.net è stato testato all’inizio del 2005: assieme a Giga, l’azienda ha avviato un processo di mappatura dei processi aziendali per identificare come ottimizzarli e su quali aree procedere poi con le personalizzazioni. All’implementazione vera e propria, effettuata in tempi brevi nel giugno 2005, è seguita la formazione degli utenti, rapidamente messi in grado di utilizzare in modo efficace la piattaforma. Una delle prime caratteristiche rilevate è stata la completezza funzionale di Mago.net e la sua amministrazione automatizzata, intuitiva e immediata di numerose procedure gestionali.
Il software è stato messo a servizio di tutto il ciclo di produzione: a partire dalla verifica della “producibilità”, agli ordini ai fornitori, fino al collaudo e alla vendita.
“Un intervento per noi molto significativo ha riguardato i processi relativi all’analisi e della pianificazione della produzione, che Mago.net già prevedeva tra le funzionalità standard, ma che Giga ha rimodellato su misura per le nostre esigenze”, aggiunge Stefania Bisi.
Nei settori amministrativo e vendita sono state customizzate funzionalità quali la gestione dei tempi di consegna relativi a clienti e fornitori, i listini, lo storico prezzi clienti e il venduto per ogni agente. La completa informatizzazione di tali procedure non solo ha velocizzato i tempi di lavoro, ma fatto entrare nella prassi quotidiana operazioni in precedenza troppo complesse e laboriose per venir gestite manualmente.


Vantaggi
Ottimizzazione dell’intera filiera produttiva, precisione e rapidità nella gestione dei fornitori, maggiore conoscenza dei clienti, sono la conseguenza anche di una migliore integrazione dei flussi informativi dell’azienda. “Tramite Mago.net oggi possiamo effettuare il calcolo immediato delle provvigioni sui singoli prodotti venduti da ogni agente e disporre di report che illustrano il costo, l’articolo, il prezzo e la relativa provvigione. Questi dati risultano molto utili, consentendoci di monitorare tempestivamente i parametri che legano le vendite alla produzione”, spiega la responsabile di MC Elettronica, che ha constatato le numerose potenzialità della reportistica di Mago.net nell’ottimizzare la comunicazione tra gli ambiti operativi e nel supportare le strategie decisionali dell’azienda.
“Siamo certi di aver trovato in Mago.net uno strumento in continua evoluzione, che si adatta perfettamente ad una struttura molto “agile” come la nostra. La collaborazione di lungo periodo con Giga e il suo approccio orientato ai servizi hanno inoltre alimentato la consapevolezza di come la tecnologia, scelta ed utilizzata in modo intelligente, possa apportare un notevole valore aggiunto all’interno dell’azienda”, conclude Stefania Bisi.


Soluzione: Mago.net Professional con database MS SQL Server

moduli installati:
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Maretto Marflex spa, con Mago.Net per far dormire sonni tranquilli ai propri clienti


20 novembre 2006 by szarino


 

di Sonia Zarino

Coniugare tradizione e tecnologia, organizzazione e flessibilità produttiva, ricerca dell'eccellenza per aumentare la propria competitività: queste le sfide di un'azienda che produce complementi d'arredo per la camera da letto pensati per dare ai propri clienti una ottimale esperienza di relax e di riposo

Maretto Marflex spa nasce nel 1952, e oramai da due generazioni la sua mission è “creare sonni migliori”, producendo letti, materassi, reti, camere e tutto quanto può servire a rendere l’esperienza del riposo davvero rilassante e riposante.
Nello stabilimento di Rivale di Pianiga (VE), lavorano 69 persone addette alla produzione e alla ricerca costante di nuovi materiali e nuove soluzioni per migliorare costantemente la qualità dei prodotti.


“Noi, però, è il caso di dire che non dormiamo sugli allori”, esordisce Raffaele Maretto, contitolare dell’azienda. “L’esperienza del sonno è per noi una filosofia che va curata e progettata in ogni minimo particolare, a cominciare dalla struttura del letto, proseguendo poi con le reti ed i materassi, che devono tutti essere realizzati con materiali rigorosamente controllati e garantiti per offrire quel benessere così importante per ricaricarci durante il riposo”.
La qualità dei prodotti utilizzati è davvero molto elevata, come testimoniano l’utilizzo di vernici all’acqua atossiche, o l’uso di tessuti contenenti argento in funzione antibatterica, o ancora agenti antiacaro. “Abbiamo persone che si dedicano alla ricerca e sviluppo per essere sempre all’avanguardia e tra i primi a mettere sul mercato queste novità: è per noi importante poter offrire sempre il meglio alla nostra clientela, inoltre ricercare sempre nuovi prodotti significa ottenere importanti vantaggi competitivi nei confronti di una concorrenza sempre più agguerrita” è la riflessione di Raffaele Maretto.


Puntare sulla qualità, certo, è quello che gli imprenditori di successo stanno facendo un po’ ovunque in Italia ed in Europa, affinando le tecniche e le capacità che sempre hanno contraddistinto l’Italia nel mondo come uno dei più prestigiosi produttori di beni e non solo di lusso. La Maretto Marflex ha decisamente fatto propria questa vision aziendale, e i fatti le hanno dato ampiamente ragione, tanto che ora si prepara a realizzare una struttura produttiva e commerciale a livello europeo.
Le esigenze
“Per noi era fondamentale poter disporre di un software gestionale perfettamente integrato con Office. Abbiamo effettuato una lunga ricerca su Internet e presso conoscenti che usavano già dei gestionali, prendendo in considerazione e valutando con attenzione molti software, tra cui anche Navision e Oracle. Al termine della software selection, Mago è stato il prodotto prescelto” ricorda Maretto. “Fondamentale è stato poi l’incontro con Giga, Rivenditore Autorizzato e Centro di Sviluppo Microarea, che ha saputo sin dall’inizio capire le nostre esigenze, consigliandoci una infrastruttura che si è sposata perfettamente con l’azienda, diventandone parte integrante”.


L’implementazione
La messa in opera della soluzione è stata molto rapida: in meno di tre settimane, sfruttando un breve periodo di chiusura aziendale per le ferie invernali, il cliente è stato messo in grado di installare la nuova rete, effettuando la migrazione dei dati dal sistema precedente; si è inoltre potuto completare in breve tempo la formazione di base degli utenti e iniziare così a gestire i cicli attivi e passivi e a svolgere gli adempimenti relativi all’area amministrativo-finanziaria, per i quali in precedenza era utilizzato un altro sistema, ormai obsoleto. Molto apprezzata dagli utenti è stata la semplicità d’uso del software che ha permesso loro, pur non ancora abituati all’utilizzo dell’ambiente tipico di Windows (il precedente gestionale era basato su sistemi a carattere) di iniziare velocemente a operare: dopo una breve messa a punto gli utenti hanno poi apprezzato la possibilità di personalizzare l’interfaccia ciascuno secondo le proprie necessità.


La Giga ha inoltre sviluppato, utilizzando TaskBuilder, un verticale che permette di gestire la fase di spedizione dei prodotti tramite la creazione di picking list e di liste di carico e di consegna: dal momento che l’azienda consegna direttamente le merci ai propri clienti, è stato necessario creare un applicativo che permettesse all’ufficio preposto di gestire il flusso di documenti necessario per gestire i prelievi, i carichi e le liste di consegna.


Fin dall’inizio gli utenti hanno richiesto la possibilità di effettuare analisi sui dati: oltre alle numerose stampe statistiche presenti in Mago.net, Giga ha predisposto un sistema di business intelligence che permette ai vari responsabili di estrarre e analizzare dal database aziendale i dati di business aggiornati, in modo molto semplice e senza la necessità di ulteriori supporti programmativi. L’utilizzo di questo sistema consente di monitorare il business, in particolare il ciclo attivo, analizzando i dati inseriti tramite Mago.net secondo le necessità contingenti.


L’utilizzo
Mago.net è stato utilizzato all’inizio per gestire il ciclo attivo e passivo, la contabilità ed il controllo di gestione. In seguito si è pensato di dotare la forza vendita di nuovi strumenti, e sfruttando la profonda integrazione tra Mago.net (Magic Documents), con il mondo Microsoft (SQL Server e Office 2003 in particolare), è stato possibile costruire dei report su fogli di Excel che forniscono informazioni aggiornate, ad esempio, sulle anagrafiche clienti filtrate per agente, sulle trattative in essere con clienti acquisiti e potenziali ciascuna con il proprio stato, sugli ordini in corso e sullo storico del venduto per cliente. Esse costituiscono, di fatto, un valido supporto per gli agenti durante le visite presso i clienti.
Per quanto riguarda la produzione, fino ad oggi non era gestita con un software. Questo perchè i “tempi di reazione” del mercato erano molto più lunghi e l’azienda aveva agio di analizzare fenomeni di lungo periodo che oggi si sono grandemente accelerati. Adesso un comportamento di questo genere, ammette Maretto, comporta seriamente il rischio di restare indietro rispetto alla concorrenza e di andare fuori mercato: l’incubo di ogni imprenditore di successo.


I vantaggi
“Ci siamo resi conto che diventava fondamentale avere sempre informazioni esatte e puntuali sull’andamento dell’azienda per poter prendere rapidamente decisioni anche molto importanti” dichiara Maretto, che prosegue “avere sotto gli occhi il trend di vendita dei prodotti aiuta a capire su quali puntare e quali invece lasciar perdere, e questo per un imprenditore è davvero fondamentale. Mago.net, grazie alla sua ampia reportistica, così personalizzabile e adattabile alle nostre esigenze, si è rivelato davvero di grande aiuto per monitorare costantemente i parametri che legano le vendite alla produzione, dando all’azienda ancora più flessibilità ed aumentandone così la competitività. Poter contare su di un Partner affidabile come Giga è inoltre un ulteriore vantaggio poiché il buon rapporto che si è venuto ad instaurare ha costituito indubbiamente una parte consistente del valore aggiunto” è la valutazione di Maretto.


Il futuro
In futuro l’azienda conta di utilizzare in modo sempre più spinto Mago.net per organizzare razionalmente la produzione, a cominciare dalla gestione degli approvvigionamenti e dei sottoscorta, fino agli stati di lavorazione dei prodotti.
“Stiamo pianificando l’estensione del sistema verso la gestione della costificazione, della distinta base, della gestione materiali tramite l’MRP e la gestione della produzione. In tempi abbastanza stretti vogliamo arrivare all’ottimizzazione del ciclo produttivo, per rispondere sempre meglio e sempre più tempestivamente alle richieste del mercato” ci confida Raffaele Maretto.
Anche la parte di gestione delle spedizioni verrà ulteriormente potenziata ottimizzando la fase di programmazione e gestione dei viaggi di consegna.


Configurazione adottata:
Mago.net Professional Edition powered by SQL

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