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di Marilena Facciolo
Vuoi soddisfare con il massimo tempismo le esigenze dei tuoi clienti, confermando in modo affidabile le date di consegna, monitorando e modificando, se necessario, con estrema facilita' gli ordini da cliente? Il modulo degli Ordini Aperti di Mago.NET e' la risposta
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La pianificazione
Il modulo Ordini Aperti e Programmati è stato concepito per risolvere le esigenze delle aziende che hanno la necessità di pianificare in modo dinamico i quantitativi di prodotti da consegnare nel breve, medio e lungo termine. I committenti tendono di norma a pianificare i loro ordinativi per assicurarsi la disponibilità, presso il fornitore, delle opportune scorte di prodotti che li garantiscano di veder rispettati i tempi di consegna. Gli ordini hanno, di conseguenza, diversi gradi di “certezza”.
Una semplificazione estremamente significativa ed efficace di cosa si intende per livello di certezza (o grado di conferma) e` descritto qui di seguito. Si immagini di aver nel sistema:
• Ordini Confermati:che impattano sulle consegne pianificate nell’immediato, per esempio al max nelle prossime 4 settimane; in questo caso il cliente si impegna a rispettare i quantitativi di prodotto ordinato, con una minima flessibilità
• Ordini Previsionali: che impattano sulle consegne pianificate in un futuro prossimo, dell’ordine dei due o tre mesi; in questa situazione i quantitativi possono variare, ma in modo contenuto, tale da consentire di valutare il fabbisogno ed approvvigionarsi
• Ordini Pianificati:che impattano sulle consegne pianificate nel lungo periodo, tra i tre e i sei mesi; i quantitativi sono solo indicativi, utili per una pianificazione dei fabbisogni di materiali critici con tempi di leadtime molto lunghi.
L’utilita' dell’informazione organizzata in tale maniera risulta evidente. Infatti permette:
• di pianificare in anticipo i volumi di produzione, anche in funzione delle capacita' produttive delle linee
• di approvvigionarsi per tempo dei materiali, soprattutto per quelli con un lead-time lunghi.
In pratica succede che man mano che il periodo di consegna si avvicina, la “certezza” sulla effettiva data di consegna e la quantita' da consegnare aumenta.
In presenza del modulo di Pianificazione avanzata, il differente grado di certezza dei quantitativi attesi dai clienti si riflette in modo diretto sui fabbisogni di semilavorati, materie prime e lavorazioni esterne. L’evidenza di tale “certezza” permette con un semplice colpo d’occhio (al grado di conferma e' associato un colore) di valutare se confermare o meno gli ordini di produzione e le richieste di acquisto proposte.
Ordini da cliente come piani di consegna
Uno degli obiettivi che ci si e' posti durante la realizzazione del modulo degli Ordini Aperti e' stato quello di creare una interfaccia semplice e funzionale che permettesse all’operatore l’inserimento e la manutenzione di piani di consegna forniti dal cliente. I piani di consegna di fatto si traducono in ordini da cliente veri e propri.
In questa ottica, il modulo Ordini Aperti e Programmati estende le funzionalità del modulo Ordini da Cliente, dettagliando il “grado di attendibilità” dei quantitativi e fornendo una “vista” più agevole per l’inserimento e la manutenzione degli ordini stessi.
La natura stessa degli Ordini Aperti è di non avere un “ciclo di vita” predefinito, ma di rimanere attivi per un periodo indeterminato, aggiungendo via via in coda i nuovi quantitativi pianificati che con il passare delle settimane si trasformano in previsionali e in confermati, per rimanere poi come quantitativi evasi.
Infine e' possibile consultare in ogni momento la storia dei cambiamenti apportati dai clienti ai piani di consegna. Tale funzionalita` risulta utile sia in fase di statistiche che in caso di contestazioni
La struttura del modulo degli Ordini Aperti e Programmati
Il modulo si articola essenzialmente in tre parti:
• Contratti Cliente Programmati
• Piani di Consegna
• Pianificazione MRP
Contratti Cliente Programmati e gradi di conferma
Si e' accennato in apertura al concetto di grado di certezza (o di conferma), aggiungiamo ora qualche ulteriore dettaglio. Il grado di conferma serve a definire quali e quante “fasce” di incertezza vengono gestite dall’azienda.
Al fine di garantire la maggiore flessibilità e' possibile introdurre nel sistema un numero arbitrario di “gradi di conferma” (nella semplificazione precedente si ipotizzava di avere definito tre gradi di conferma), ciascuno riconoscibile tramite attributi visivi personalizzati.
L’evidenza della “certezza” nei vari contesti (Ordini Cliente, Ordini di Produzione, Richiesta d’Acquisto, Report, ecc.) agevola l’operatore durante la fase decisionale.
E' durante la creazione del Contratto Cliente Programmato che si utilizzano i livelli di certezza (gradi di conferma) precedentemente definiti. Il contratto ha due importanti funzionalita':
• definire un riferimento univoco che “tenga assieme” tutti gli Ordini Cliente che costituiranno il Piano di Consegna
• definire la struttura stessa del Piano di Consegna
Il Contratto Cliente definisce la composizione ed il frazionamento delle consegne. I dati di base del Contratto sono all’interno di una griglia che dettaglia il numero e la lunghezza dei periodi che si vogliono gestire in azienda e il tipo di dettaglio che si vuole ottenere sulle consegne (mensile, settimale, giornaliero).
Piani di Consegna
Il Piano di Consegna costituisce il “cuore“ del modulo. Le sue peculiarita' salienti si possono sintetizzare come:
• possibilita' di avere una visione “globale” delle attività in corso nei confronti di un particolare cliente, con un’evidenza grafica delle attendibilità dei vari quantitativi
• possibilita' di gestire in modo semiautomatico gli “avanzamenti” dei gradi di attendibilità dei quantitativi con il procedere delle settimane
• possibilita' di gestire in modo trasparente gli Ordini Cliente corrispondenti al Piano di Consegna, inserendo, modificando e annullando in modo automatico le righe in essi contenute.
Il Piano di Consegna presenta i dati in forma tabellare; si tratta essenzialmente dei quantitativi ordinati per i vari periodi definiti dal contratto.
Il Piano viene caricato a partire dal numero di Contratto Cliente che lo identifica. La griglia viene di fatto popolata con i dati degli Ordini Cliente ancora da evadere.
È possibile inserire e modificare i quantitativi delle singole celle, così come inserire, modificare e annullare delle righe di prodotto. Al termine delle operazioni di inserimento e modifica del Piano l’aggiornamento dei relativi ordini cliente richiede semplicemente un click.
Pianificazione MRP
Quanto detto finora prescinde totalmente dal fatto che le aziende interessate al modulo degli Ordini Aperti si occupino di produzione. Si e' visto che il modulo puo’ esser sfuttato semplicemente per una pianificazione e manutenzione agevolata delle vendite.
In effetti la gestione degli ordini aperti diventa particolarmente interessante se la si pensa accoppiata al modulo della pianificazione avanzata. Infatti e' in questa configurazione che si riescono trarre i maggiori vantaggi.
L’elaborazione MRP viene adattata per mantenere distinte le proposte elaborate a copertura di fabbisogni con diversi gradi di conferma. I fabbisogni vengono trattati a tutti gli effetti come se si riferissero a prodotti diversi.
L’informazione del grado di conferma viene associata ai fabbisogni indotti e ai documenti generati (Ordini di Produzione e Richiesta d’Acquisto proposte), perchè venga visualizzata nelle fasi di analisi di andamento della giacenza, conferma di ordini di produzione proposti e conferma delle richieste d’acquisto.
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