La volta scorsa ci eravamo lasciati con l’azienda alle prese con la scelta di un nuovo gestionale, in base ad una accurata analisi dei bisogni, dei costi e dei benefici attesi. Oggi ripartiamo dal momento in cui, scelto il gestionale, l’azienda deve cimentarsi con l’implementazione del nuovo sistema.
Tempi e costi, lo si sa, sono strettamente collegati, per questo è importante sorvegliare che le modalità di attuazione del progetto realizzino le aspettative generali.
Ogni progetto comporta necessariamente un piano di progetto e un budget. Occorre quindi verificare che il personale preposto li rispetti entrambi, tramite un monitoraggio accurato e costante dei parametri “critici”, definiti di volta in volta.
E’ molto importante poter dare dei risultati tangibili già sul breve periodo, fosse pure per aspetti di secondaria importanza, ma in grado di esprimere già da subito degli elementi di miglioramento con il passato: psicologicamente questi primi risultati creano un clima positivo e favorevole all’introduzione di quei cambiamenti e di quelle nuove procedure che saranno necessarie al buon esito del progetto. Tutto però deve avvenire sempre nella cornice di un ben definito progetto.
Realizzare (e rispettare!) il piano di progetto
Realizzare un piano di progetto può sembrare a molti un inutile spreco di tempo, ed essere vissuto come una rigidità introdotta nel sistema. In realtà il piano è uno strumento estremamente utile a tutti gli attori coinvolti nell’implementazione, poiché è la “mappa” che indica a ciascuno cosa è previsto che egli faccia in quel momento. Come si vede, esso tiene conto della variabile temporale, e necessita pertanto di essere costantemente aggiornato da parte del responsabile del progetto, che altrimenti perde la capacità di coordinare efficacemente le varie attività. Le conseguenze sarebbero il verificarsi di ritardi, sforamenti di costi e impossibilità di fare dei consuntivi attendibili: il rischio per il progetto di “avvitarsi” su se stesso, senza concludere nulla di buono, è consistente! In questo caso si tende ad addossare le responsabilità sul nuovo software, e di conseguenza su colui che l’ha prescelto, ma spesso ad una analisi più attenta si può constatare che molta parte degli insuccessi di una nuova implementazione IT derivano dalla poca attenzione dedicata alla corretta realizzazione del progetto originario.
Organizzare il lavoro per fasi
Una cosa molto utile è poi suddividere il lavoro in fasi ben definite, i cui adempimenti costituiranno altrettanti traguardi nello stato di avanzamento del progetto. Suddividere il lavoro in fasi aiuta anche nell’azione di monitoraggio e verifica dell’efficacia complessiva del progetto stesso, e permette di introdurre quegli elementi di flessibilità che possono spesso migliorare il progetto senza stravolgerlo, restando in linea con gli obiettivi fissati in partenza.
Si può pensare che questo sia un modus operandi da grande azienda: in realtà il principio è valido per sistemi grandi e complessi così come per installazioni in piccole aziende. Avere una visione progettuale di tutti gli elementi che compongono un sistema IT significa prima di tutto aver compreso le reali esigenze dell’azienda e i punti critici attorno ai quali le soluzioni devono ruotare. Compreso questo, le varie fasi di progetto si vanno ad incastrare le une nelle altre in modo armonico e senza causare traumatismi nei normali processi dell’impresa.
I fattori che determinano il successo (o l’insuccesso!)
Il capoprogetto
E’ una figura chiave, a patto che abbia responsabilità completa sullo svolgimento del progetto e adeguata autorità presso il team che deve guidare. Si occupa della progettazione delle fasi di realizzazione e ha spesso un ruolo importante nella definizione del progetto nel suo complesso. Egli deve monitorare costantemente le attività del suo team, tramite adeguati mezzi di controllo (es.: report, cruscotti aziendali, analisi dei dati di produzione, ecc..)
Potrà fornire così rendiconti completi e significativi sull’andamento del progetto, il rispetto dei tempi e dei budget, ecc.
Occorre che l’azienda abbia un rapporto costante con tale figura, con la quale si rapporta per discutere sull’andamento complessivo del lavoro, per avere delle stime progressive su quanto ancora resta da fare, e fare dei confronti tra i risultati attesi e quelli ottenuti.
Obiettivi chiari e misurabili
Il progetto nel suo insieme dev’essere il più possibile suddiviso in un insieme di obiettivi ben definiti, il cui raggiungimento (stabilito in termini misurabili) determina l’aver concluso con successo il progetto nel suo complesso. Se, ad esempio, si è stabilito che uno degli obiettivi critici è la riduzione del 50% dei tempi di evasione degli ordini mediante l’utilizzo di un sistema automatizzato di inserimento degli stessi, sarà quello il risultato atteso per determinare il successo del progetto, e di conseguenza tutti gli attori saranno protesi verso il suo raggiungimento.
Monitorare non solo il “cosa” ma anche il “come”
Per raggiungere un obiettivo spesso conta moltissimo non solo cosa si fa, ma anche come lo si fa. Si pensi ad una ricetta di cucina: se bastasse mescolare gli ingredienti e seguire le istruzioni, non ci spiegheremmo perché la maggior parte delle volte i risultati non sono quelli presentati nella foto! Esperienza, sensibilità, spirito critico e capacità di adattamento alle situazioni reali sono dei quid essenziali per portare a compimento dei progetti che centrano davvero gli obiettivi. Progettualità unita a sano pragmatismo sono, direi, due doti fondamentali per chi deve seguire la realizzazione di un progetto IT.
Monitorare con regolarità l’andamento dei lavori
L’arco temporale su cui le attività vanno monitorate è di norma la settimana, per gli obiettivi di breve periodo (le tappe intermedie), mentre si allunga su uno o più mesi per quelli più a lungo termine. Settimanalmente quindi si terranno riunioni con i vari team coinvolti e mensilmente si analizzeranno dei report dove saranno registrati gli indicatori da tenere sotto controllo.
Nel monitoraggio sono ovviamente compresi scadenzari e analisi del budget.
Il team di progetto: preparazione e motivazione
Componente fondamentale, come è ovvio, il team di progetto ha il compito di realizzare l’installazione IT nei minimi dettagli, preparando le specifiche, i diagrammi di flusso di processo, il modello logico dei dati, le interfacce utente, il tutto il modo da soddisfare le specifiche e le richieste dell’azienda. Per motivarlo adeguatamente, è importante coinvolgerlo in prima persona su quelli che sono i desiderata dell’azienda, dando spazio alla creatività e alle idee nuove che possono naturalmente scaturire in una fase progettuale. Impariamo a non dare nulla per scontato, ogni idea può essere quella giusta. L’importante è che la sintesi di queste idee sia fatta da un responsabile capace di focalizzare da un lato gli obiettivi di progetto e dall’altra i mezzi a disposizione per realizzare quegli obiettivi.
|