Mago.net MagicDocuments: Integrazione con MS Office

Mago.net MagicDocuments: Integrazione con MS Office

Il modulo MagicDocuments di permette di creare soluzioni integrando Mago.net con semplici fogli elettronici creati con Word ed Excel, ed interagire con il gestionale aziendale a partire dall'interfaccia familiare di Office, consentendo di migliorare tutte le attività aziendali e facendo risparmiare tempo e denaro.


Con MagicDocuments non ci si limita ad "esportare in Word o Excel", ma si possono creare documenti "vivi", che lavorano su dati aggiornati in tempo reale, riutilizzabili a piacimento. MagicDocuments permette di combinare il meglio tra la garanzia di disporre di dati certificati dal sistema gestionale e la capacità espressiva degli strumenti Office. Condividere le informazioni è ancora più semplice, visto che chi usa MagicDocument non deve neppure avere Mago.net installato sul proprio PC!

Maggiore flessibilità non significa minore sicurezza: chi utilizza MagicDocuments è sottoposto alle stesse politiche di accesso di chi utilizza Mago.net in modo tradizionale.

MagicDocuments: principali caratteristiche

Subito Operativi

Per chi utilizza le soluzioni basate su MagicDocuments è sufficiente sapere utilizzare un foglio di calcolo o inserire un documento testuale, per essere in grado di effettuare complesse transazioni gestionali.

Tutte le fasi della procedura sono guidate e rendono l'utilizzo del software davvero semplice ed intuitivo.
 
MagicDocuments permette di creare una serie praticamente infinita di template, personalizzabili a piacimento. Schede contatto, offerte, listini, lettere, statistiche: sono soltanto alcuni dei possibili documenti che si possono creare, personalizzare, condividere.
 
Tutto questo, senza bisogno di costosi interventi a livello programmativo, grazie all'applicazione della tecnologia degli Smart Documents presente in Office.

Accesso ai dati semplificato

Tramite MagicDocuments l'integrazione tra Mago.net e Office raggiunge due importanti risultati:

  • Permette ad un utente di Office di popolare un documento di Excel o di Word con dei dati estratti in tempo reale dal database aziendale, per realizzare con semplicità ed efficacia analisi, rapporti, grafici, ecc.
  • Permette, anche ad un operatore non esperto nell'utilizzo del gestionale, di inserirvi o estrarvi dati e documenti, continuando ad usare una interfaccia familiare quale quella di Word ed Excel.
MagicDocuments è capace di valorizzare le competenze già presenti in azienda, poichè espande le possibilità di utilizzo di alcuni programmi della suite Microsoft Office 2003 Professional, facendole diventare delle vere e proprie interfacce alternative a
Mago.net, senza che sia necessario conoscere l'utilizzo del gestionale stesso.

Word ed Excel sono conosciuti ed usati praticamente da tutti gli operatori professionali; Office inoltre è una potente piattaforma per lo sviluppo di personalizzazioni, il cui utilizzo è indubbiamente più economico rispetto a quelle realizzate con altri linguaggi di programmazione.

Condivisione e standardizzazione dei documenti

Chi utilizza le soluzioni create con MagicDocuments può lavorare sui dati gestiti da Mago.net continuando ad usare le potenti funzionalità dell'interfaccia di Word ed Excel (tabelle, font, colori, immagini, ecc.) per creare documenti gradevoli e di facile consultazione, capaci in più di dare una visione diretta sui dati aziendali, senza bisogno di effettuare delle esportazioni intermedie.

I documenti creati con MagicDocuments possono essere gestiti come template da riutilizzarsi più volte, ed aggiornare i dati in essi contenuti con un semplice click.
  • Un responsabile Vendite, ad esempio, può aggiornare con gli ultimi dati disponibili un foglio elettronico di analisi delle vendite già formattato ed impaginato, ed immediatamente stamparlo o condividerlo con i suoi collaboratori.
  • Un responsabile Amministrativo può fare lo stesso con un'analisi di bilancio da inviare via e-mail ai Sindaci per discuterne in Consiglio di Amministrazione.
  • Un commerciale può "scaricare" in un documento Word già impaginato l'offerta inserita in Mago.net nel rispetto delle politiche commerciali aziendali, e completarla di altre informazioni, dettagli, ecc.

Maggiore integrazione tra le attività aziendali

È possibile raccogliere tutti i template di documento creati con MagicDocuments in un "contenitore" condiviso, ad esempio, a livello aziendale o di reparto.

MagicDocuments permette di organizzare le soluzioni all'interno del Resource Repository di Mago.net; le persone autorizzate all'uso accedono ad esse navigando tramite il Menu Manager sia utilizzando Mago.net che direttamente dall'interno di Office.

Si hanno così a disposizione sempre le ultime e più aggiornate versioni di documenti quali offerte, lettere-tipo, statistiche, che avranno quindi un aspetto uniforme ed istituzionalizzato, ed il cui contenuto potrà facilmente essere definito e aggiornato secondo le esigenze aziendali.

Riduzione dei costi operativi

A conti fatti, le soluzioni sviluppate con MagicDocuments consentono un effettivo risparmio sul costo totale di gestione del sistema informativo, ottenendo i seguenti vantaggi:

  • Minori rischi di errore. E’ possibile eliminare le operazioni di "copia e incolla" che sono sovente fonte di errori, dovendo operare contemporaneamente su diverse applicazioni allo scopo di recuperare i dati da inserire nel documento.
  • Minori costi per la formazione del personale. Non è più necessario che tutti sappiano utilizzare approfonditamente il gestionale, è possibile che vi siano ruoli all'interno dell'azienda che richiedono soltanto l'utilizzo dei template in Word e in Excel.
  • Semplificazione nel reperimento delle informazioni. Grazie a MagicDocuments è anche possibile effettuare delle ricerche negli archivi aziendali, e richiamare tali informazioni nelle varie sezioni del documento cui si sta lavorando, il tutto senza uscire da Word o da Excel, in una frazione del tempo normalmente necessario a reperire i dati che si trovano in applicazioni distinte.
  • Personalizzare a minor costo. Sviluppare una soluzione con gli strumenti di Office è più rapido e meno costoso che con i normali strumenti di programmazione. Spesso il know how necessario è in possesso dell'utilizzatore finale, che può passare dall'idea alla realizzazione senza un lungo e costoso progetto di sviluppo software.

Crescere in flessibilità senza perdere in sicurezza

Per poter agire sul gestionale e sul database aziendale tramite le soluzioni create con MagicDocuments, è necessario che l'utente sia riconosciuto dal sistema tramite l'inserimento di login e password.
 
L'accesso viene consentito secondo gli stessi criteri attribuiti per l'accesso a Mago.net; se un utente ha diritto all'uso di una funzione, questa impostazione avrà valore sia quando l'accesso avviene tramite Mago.net che tramite le soluzioni di MagicDocuments.
 
La profilatura degli utenti, inoltre, permette all'azienda di impostare dei livelli di accesso ai dati differenziati in base ai ruoli aziendali, in modo che, ad esempio, un responsabile amministrativo possa accedere ai dati di bilancio, analizzarli, estrarli, mentre un addetto al reparto commerciale potrà caricare o estrarre dati relativi a contatti.
 
Si noti che in entrambi i casi l'utilizzo di interfacce semplificate o comunque personalizzate può essere di grande aiuto nello svolgimento dei rispettivi compiti, senza sacrificare per questo nulla in termini di protezione e riservatezza dei dati aziendali.
Alcune funzionalità sono disponibili solo in determinate Edizioni.

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