|
2. Effettuare Login
Come si nota dalla fig. 1, sulla
destra di MS Word e’ visualizzato il pannello di controllo (Task Pane)
con la richiesta di Login (operazione necessaria solo la prima volta
che l’utente apre il modulo di Word). Attraverso le credenziali utente,
il sistema determina automaticamente il profilo di sicurezza da
applicare.
Con la selezione di Login sara’ visualizzata una maschera, come da Fig. 2, per l’autenticazione dell’utente:
Una volta inseriti nome dell’utente e password ed azienda a cui collegarsi si deve premere ‘Ok’ per autenticarsi.
Nel caso in cui le credenziali siano state digitate erronamente, comparirà una finestra come da fig. 3:
Con l’inserimento delle corrette credenziali, il Task Pane varierà il proprio aspetto abilitando la ricerca dei dati cliente che sarà effettuata direttamente sulle anagrafiche censite in Mago.net.
3. Redigere il testo della lettera come se si stesse utilizzando un qualsiasi documento di Word.
4. Interrogare l’archivio clienti di Mago.net utilizzando il bottone “Vai!”, presente nel Task Pane. Tale bottone appare quando ci si posiziona con il cursore in una zona sensibile (all’interno dei tag) del file di word.
Il pannello di controllo è il principale ausilio per la compilazione del documento, in quanto consente di eseguire differenti ricerche in funzione della sezione di Word in cui si è posizionati. Nella lettera al cliente esiste una zona “sensibile al contesto”, per cui quando l’utente si troverà sui dati di intestazione avrà a disposizione la ricerca dei clienti.
Il “contesto” o la “zona sensibile” è determinata sempre a partire dalla posizione del cursore. Questa funzionalità di ricerca viene denominata da Mago.net con il termine di HotLink. Un hotlink può essere definito semplicemente la possibilità di ricercare, visualizzare e selezionare un’informazione da un archivio di anagrafica presente in Mago.net. Un hotlink può essere legato ad un intero documento, ad una parte di esso fino ad un livello di granularità massimo di dato. Ogni dato in un documento può essere legato ad un hotlink differente, ovvero una anagrafica di ricerca differente
Quindi, se l’utente volesse visualizzare i soli clienti la cui ragione sociale inizia con uno o più caratteri determinati, gli basterà digitarli nell’apposita sezione “Ricerca di Customers Data” del Task Pane. Magic Documents provvederà a visualizzare nell’area “Dato trovato:” la lista dei clienti la cui ragione sociale corrisponde ai criteri di ricerca impostati. Dopo aver selezionato un elemento della lista dei dati estrapolati sarà possibile travasare le informazione nel documento di MS Word con il bottone “Seleziona”.
La seguente figura 4 illustra il passo 4.:
Dopo aver premuto il pulsante “Carica dati” si può notare come il database aziendale venga interrogato ed appaiano nel Task Pane dei link aggiuntivi come da fig. 5:
Utilizzando le funzioni di “Prima pagina”, “Ultima pagina”, “Pagina successiva e “Pagina Precedente”, l’utente è in grado di visualizzare tutti i clienti che risultano corrispondere al criterio di ricepresenti nel database. Per cambiare nuovamente il criterio di ricerca è sufficiente che venga utilizzato il tasto “Elimina dati” e che venga digitato nuovamente il criterio di ricerca. In questa fase è importante sottolineare che Magic Documents esamina i dati del documento che sono stati compilati dall’utente e, se corrispondono ai criteri di “Cerca Specifico” della anagrafica Mago.net, ne utilizza tutti i valori per verificare la corrispondenza con il valore cercato. Il tasto “Elimina dati” risulta utile proprio per ripulire tutti i dati del documento e prepararsi a una ricerca mirata, cancellando con un'unica operazione tutti i dati del documento.
5. A questo punto l’utente non deve fare altro che salvare la lettera appena completata come documento di Word (.doc), nell’archivio lettere appositamente predisposto sul server.
Apertura e modifica del modello da parte dell’utente finale
Menu Manager consente di navigare agevolmente tra i documenti gestiti con Magic Documents. Come illustrato dall’immagine seguente, l’utente ha una visione immediata e chiara di tutti i documenti archiviati. Grazie a Menu Manager può selezionare il documento desiderato senza entrare nel merito della struttura di archiviazione.
Attraverso “Sfoglia con MenuManager” è possibile visualizzare l’elenco dei documenti archiviati ed aprire quello da modificare. La finestra visualizzata che sara’ aperta e’ la seguente
Per salvare il documento corrente come nuovo modello (nel caso di MS Word: .dot), è necessario selezionare l’opzione “Salva documento…”.
Il sistema Mago.net gestisce le politiche di archiviazione delle personalizzazioni che sono facilmente applicabili a qualsiasi documento si desideri memorizzare sul server centrale.
Le archiviazioni possono essere per: tutti gli utenti, gruppi di essi o per ruoli aziendali.
In questo modo ogni figura o reparto potrà facilmente beneficiare della centralizzazione dei documenti necessari allo svolgimento quotidiano del lavoro senza più preoccuparsi personalmente della versione, dell’aggiornamento e del salvataggio periodico degli stessi.
La tipologia di personalizzazioni è gestita e selezionabile attraverso alcuni bottoni presenti sulla barra degli strumenti del “Tb Explorer”.
Sono considerate “Originale”, tutte le versioni di documenti rilasciate all’origine dal produttore dell’applicativo. Le personalizzazioni chiamate “Tutti gli utente”, invece, sono applicate a tutti gli utenti, mentre le personalizzazioni per “Utente”, vengono applicate solo ad uno specifico utente del sistema. Questo indica che un utente potrà sempre visualizzare ed utilizzare tutte le versioni “standard” di un oggetto (ad esempio un report), le versioni applicate a tutti gli utenti e, in aggiunta, le sue versioni personali.
Se l’opzione viene richiesta da un utente senza i diritti di amministratore, il modello verrà archiviato nella struttura come modello utente specifico.
Se l’utente ha i diritti di amministratore di sistema, Mago.net abilita la possibilità di scegliere il tipo di personalizzazione del modello, ossia per tutti gli utenti o solo per gruppi di essi.
Utilizzata in questa modalità, la postazione server Mago.net potrà diventare il punto di riferimento sia per la modulistica sia per l’archiviazione dei documenti. I vantaggi di una tale soluzione sono:
1. facilità di reperimento dei documenti originali;
2. accessibilità da parte di tutte le figure coinvolte nel processo, supervisionata dal gestore di sistema e definita secondo i ruoli aziendali;
3. eliminazione di inutili duplicazioni dei moduli condivisi sulle postazioni client;
4. semplificazione degli aggiornamenti nelle revisioni periodiche e della conseguente distribuzione interna;
5. più agevole inserimento del documento nelle procedure standard di backup.
Alla chiusura dell’ultimo documento aperto, Magic Documents provvederà automaticamente ad eseguire l’operazione di “LogOff” dal sistema Mago.net.
|