Mago.net Magic Documents: Integrazione con MS Office

Per chi utilizza le soluzioni basate su Magic Documents è sufficiente sapere utilizzare un foglio di calcolo o inserire un documento testuale, per essere in grado di effettuare complesse transazioni gestionali.

Tramite Magic Documents l'integrazione tra Mago.net e Office raggiunge due importanti risultati:

• Permette ad un utente di Office di popolare un documento di Excel o di Word con dei dati estratti in tempo reale dal database aziendale, per realizzare con semplicità ed efficacia analisi, rapporti, grafici, ecc.
• Permette, anche ad un operatore non esperto nell'utilizzo del gestionale, di inserirvi o estrarvi dati e documenti, continuando ad usare una interfaccia familiare quale quella di Word ed Excel.

Word ed Excel sono conosciuti ed usati praticamente da tutti gli operatori professionali; Office inoltre è una potente piattaforma per lo sviluppo di personalizzazioni, il cui utilizzo è indubbiamente più economico rispetto a quelle realizzate con altri linguaggi di programmazione.

Chi utilizza le soluzioni create con Magic Documents può lavorare sui dati gestiti da Mago.net continuando ad usare le potenti funzionalità dell'interfaccia di Word ed Excel (tabelle, font, colori, immagini, ecc.) per creare documenti gradevoli e di facile consultazione, capaci in più di dare una visione diretta sui dati aziendali, senza bisogno di effettuare delle esportazioni intermedie.

• Un responsabile Vendite, ad esempio, può aggiornare con gli ultimi dati disponibili un foglio elettronico di analisi delle vendite già formattato ed impaginato, ed immediatamente stamparlo o condividerlo con i suoi collaboratori.
• Un responsabile Amministrativo può fare lo stesso con un'analisi di bilancio da inviare via e-mail ai Sindaci per discuterne in Consiglio di Amministrazione.
• Un commerciale può "scaricare" in un documento Word già impaginato l'offerta inserita in Mago.net nel rispetto delle politiche commerciali aziendali, e completarla di altre informazioni, dettagli, ecc.

È possibile raccogliere tutti i template di documento creati con Magic Documents in un "contenitore" condiviso, ad esempio, a livello aziendale o di reparto.

Magic Documents permette di organizzare le soluzioni all'interno del Resource Repository di Mago.net; le persone autorizzate all'uso accedono ad esse navigando tramite il Menu Manager sia utilizzando Mago.net che direttamente dall'interno di Office.

Si hanno così a disposizione sempre le ultime e più aggiornate versioni di documenti quali offerte, lettere-tipo, statistiche, che avranno quindi un aspetto uniforme ed istituzionalizzato, ed il cui contenuto potrà facilmente essere definito e aggiornato secondo le esigenze aziendali.

A conti fatti, le soluzioni sviluppate con Magic Documents consentono un effettivo risparmio sul costo totale di gestione del sistema informativo, ottenendo i seguenti vantaggi:

• Minori rischi di errore. E’ possibile eliminare le operazioni di "copia e incolla" che sono sovente fonte di errori, dovendo operare contemporaneamente su diverse applicazioni allo scopo di recuperare i dati da inserire nel documento.
• Minori costi per la formazione del personale. Non è più necessario che tutti sappiano utilizzare approfonditamente il gestionale, è possibile che vi siano ruoli all'interno dell'azienda che richiedono soltanto l'utilizzo dei template in Word e in Excel.
• Semplificazione nel reperimento delle informazioni. Grazie a Magic Documents è anche possibile effettuare delle ricerche negli archivi aziendali, e richiamare tali informazioni nelle varie sezioni del documento cui si sta lavorando, il tutto senza uscire da Word o da Excel, in una frazione del tempo normalmente necessario a reperire i dati che si trovano in applicazioni distinte.
• Personalizzare a minor costo. Sviluppare una soluzione con gli strumenti di Office è più rapido e meno costoso che con i normali strumenti di programmazione. Spesso il know how necessario è in possesso dell'utilizzatore finale, che può passare dall'idea alla realizzazione senza un lungo e costoso progetto di sviluppo software.